Politique de confidentialité
Nous traitons vos données pour examiner votre dossier et vous répondre. Cette page indique lesquelles, pourquoi, combien de temps, et ce que nous ne collectons jamais.
Dernière mise à jour : [date de publication]
1. Responsable du traitement
Formalité auto, 7 rue de l’Hospice, 62300 Lens. Contact pour toute question relative aux données personnelles : donnees@portail-cartegrise.fr.
2. Données collectées
- Véhicule — immatriculation et données techniques obtenues auprès du système d’immatriculation. Aucune donnée relative au titulaire n’est interrogée à cette étape.
- Démarche — nature de la démarche, état d’avancement, point de vigilance que vous signalez en texte libre.
- Coordonnées — adresse électronique, numéro de téléphone portable, prénom et nom, adresse postale (elle figure sur la facture et sur la réponse écrite).
- Pièces justificatives — les documents que vous choisissez de transmettre, et eux seuls.
- Mandat — pour l’obtention d’un document en votre nom, commandée seule ou en option, le mandat que vous signez dans votre espace, avec les informations qu’il reprend.
- Tchat — les messages que vous échangez avec votre conseillère depuis votre espace client.
- Demande de rappel — le numéro de téléphone auquel vous souhaitez être rappelé et le créneau que vous choisissez.
- Facturation — nom ou dénomination du payeur, SIREN le cas échéant, adresse de facturation. Le paiement par carte est traité par notre prestataire de paiement ; nous ne conservons aucun numéro de carte.
- Retour de lecture — le message que vous laissez au pied d’un article, l’adresse de la page concernée, et votre adresse électronique si vous choisissez de la donner. Ce recueil est indépendant de toute démarche : il ne suppose aucun dossier et n’en ouvre aucun.
- Tiers — lorsque le certificat doit être établi au nom d’une autre personne, son prénom et son numéro de portable, afin de lui adresser la réponse écrite.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Examen des pièces et remise de la réponse écrite | Exécution du contrat |
| Demande d’un document en votre nom, en vertu du mandat signé | Exécution du contrat |
| Réponse à vos messages du tchat et à vos demandes de rappel | Exécution du contrat |
| Facturation, reçu et comptabilité | Obligation légale |
| Courriers de suivi du dossier en cours | Intérêt légitime — suivi de la prestation |
| Traitement des réclamations et preuve en cas de contestation | Intérêt légitime — défense des droits |
| Correction des pages du site à partir des retours de lecture | Intérêt légitime — exactitude de l’information publiée |
4. Durées de conservation
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Dossier ouvert, en attente de transmission | Jusqu’à la clôture du dossier, à l’achèvement de la démarche, à votre demande, ou au plus tard trois mois après la commande ; elle vous est notifiée par courrier électronique |
| Pièces justificatives d’un dossier traité | Supprimées 30 jours après que vous avez indiqué « Ma démarche est faite », ou 30 jours après la clôture si elle est automatique ou si la commande est annulée |
| Preuves de la commande (mandat signé, acceptation des CGV, cases cochées, horodatages) | Conservées 5 ans après la clôture du dossier |
| Messages du tchat et demandes de rappel | Conservés avec le dossier jusqu’à sa clôture, au plus tard trois mois après la commande, puis supprimés 30 jours après |
| Réponse écrite et verdict | Consultables dans l’espace client jusqu’à sa clôture, au plus tard trois mois après la commande, et 30 jours de plus |
| Retour de lecture et adresse associée | Effacés une fois la page corrigée, et au plus tard 12 mois après réception |
| Reçu et pièces comptables | dix ans |
Par mesure de sécurité, une pièce transmise n’est plus consultable ni téléchargeable depuis votre espace client une fois déposée. Vous pouvez en obtenir une copie en exerçant votre droit d’accès, prévu à l’article 9.
5. Ce que nous ne collectons jamais
- Vos identifiants d’accès aux téléservices de l’administration, ni ceux d’un tiers. Nous ne nous connectons jamais à votre place.
- Vos identifiants FranceConnect.
- Vos données de carte bancaire, traitées directement par notre prestataire de paiement.
- Aucune donnée relative au titulaire n’est interrogée lors de l’identification du véhicule par sa plaque.
6. Destinataires et sous-traitants
Vos données sont accessibles aux seuls conseillers en charge de votre dossier. Elles ne sont ni vendues, ni cédées, ni utilisées à des fins de prospection pour le compte de tiers.
Nos sous-traitants : Cloudflare, Inc. (États-Unis), hébergeur du site ; les pièces et les données de votre dossier sont hébergées dans l’Union européenne, un prestataire de paiement certifié PCI-DSS de niveau 1, qui traite seul les données de carte bancaire — nous n’en conservons aucune, un prestataire d’envoi de courriels transactionnels, pour le lien d’accès à votre espace et les notifications de votre dossier, un fournisseur d’accès au système d’immatriculation des véhicules, interrogé sur les seules données techniques du véhicule, à l’exclusion de toute donnée relative au titulaire. Chacun est lié par un contrat conforme au règlement général sur la protection des données. Certains de nos sous-traitants sont établis hors de l’Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, qui imposent au destinataire un niveau de protection équivalent à celui du règlement général sur la protection des données.
7. Courriers de suivi
Trois courriers électroniques au plus vous sont adressés au titre du suivi de votre dossier : le premier une heure après son ouverture, pour reprendre là où vous vous êtes arrêté, le deuxième le lendemain, pour rappeler ce que comprend votre service, le troisième vers le septième jour si rien n’a encore été transmis, pour vous dire que votre dossier reste à votre disposition. Ils sont envoyés à l’adresse du dossier et comportent chacun un lien de désabonnement.
Aucun message textuel n’est envoyé, sauf si vous choisissez l’option de suivi par SMS : les étapes de votre dossier sont alors envoyées au numéro de mobile que vous indiquez, et à lui seul.
8. Retours de lecture
Au pied de nos pages d’information, un encadré vous permet de signaler ce qui manque ou ce qui vous paraît faux. Le message part à la personne qui a rédigé la page, avec l’adresse de celle-ci, afin qu’elle puisse la corriger. Il n’est ni publié, ni affiché, ni transmis à un tiers : ce n’est pas un espace de commentaires, et le site n’héberge aucun propos de ses lecteurs.
L’adresse électronique est facultative. Elle sert uniquement à vous répondre si votre remarque appelle une réponse, et n’est jamais utilisée à des fins de prospection, ni versée à une liste de diffusion. Le message et l’adresse sont effacés une fois la page corrigée.
N’y indiquez aucune donnée relative à votre dossier : une question sur votre propre situation se traite par les canaux d’assistance, depuis la page contact ou votre espace client.
9. Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité sur vos données. Vous pouvez les exercer à donnees@portail-cartegrise.fr, en justifiant de votre identité. Nous répondons dans un délai d’un mois.
L’effacement des pièces d’un dossier en cours met fin à notre capacité à l’examiner ; il ne vaut pas rétractation et n’emporte pas remboursement au-delà de ce que prévoient les conditions générales.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.