Indemnités kilométriques versées par l'employeur

Indemnité kilométrique : définition

La définition des frais km

Les indemnités kilométriques visent au remboursement des frais du salarié, lorsqu’il utilise son véhicule personnel dans le cadre de l’activité professionnelle, pour se rendre à un rendez-vous avec un prospect, pour aller au restaurant avec un client, pour effectuer un voyage d’affaires ou des livraisons etc. Dans certains cas énumérés ci-dessous, les indemnités viennent couvrir les frais liés au trajet domicile-travail.

Ce que couvrent les indemnités kilométriques

La prise en charge des frais kilométriques par l’employeur vise à compenser :

• La consommation de carburant.
• La prime d’assurance annuelle, sachant qu’utiliser son véhicule à des fins professionnelles engendre une surprime.
• Les frais de parking.
• L’usure du véhicule.
• Le changement des pneus.

Le forfait mobilité durable

Le forfait mobilité durable est venu remplacer l’indemnité kilométrique vélo (IKV). Dans le cadre de ce forfait, l’employeur a la possibilité de verser jusqu’à 500€ à ses salariés se déplaçant en :

• Vélo ou vélo électrique.
• Trottinette électrique.
• Faisant usage d’un service de partage de mobilité, comme la location de vélo.
• co-voiturage aussi bien pour le conducteur que pour ses passagers.
• en transport en commun (prise en charge obligatoire, à hauteur de 50% en Ile-de-France).

Indemnités kilométriques : conditions

La prise en charge des frais de déplacement

Les conditions pour obtenir un remboursement des indemnités kilométriques, dans le cadre d’un déplacement professionnel, sont les suivantes :

1. Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société. Il doit appartenir au salarié ou faire l’objet de sa part d’une location de voiture ou de moto longue durée avec ou sans option d’achat (LOA ou LLD). Le salarié doit fournir sa carte grise.
2. Le départ doit se faire depuis le siège de l’entreprise ou depuis le domicile du salarié, si les circonstances le justifient.
3. Une note de frais validée par le service comptable doit être complétée mentionnant notamment la date, le lieu et le motif du déplacement.

Le remboursement kilométrique des trajets domicile-travail

Des indemnités kilométriques peuvent être versées pour les trajets domicile-lieu de travail, si le salarié est obligé de prendre son véhicule personnel du fait de l’absence d’offre de transport en commun ou de ses horaires atypiques. Par ailleurs, il doit prouver qu’il ne transporte pas un autre salarié bénéficiant déjà d’indemnités kilométriques. Enfin, l’éloignement du domicile du salarié et l’utilisation de son véhicule personnel ne doivent pas résulter de convenances personnelles.

URSSAF et indemnité kilométrique

L’URSSAF et les frais de déplacement professionnel

Le remboursement des frais kilométriques est encadré par l’URSSAF. En effet, si les conditions sont réunies, l’employeur est dispensé du paiement des cotisations sociales (et d’impôt sur le revenu), dans la limite du barème kilométrique. Au-delà de ce barème, l’employeur doit justifier que le remboursement correspond à des frais réels. À défaut, il va devoir payer des cotisations sociales sur cette part excédentaire et le salarié des impôts, car il va s’agir d’un élément de rémunération.

L’URSSAF et le remboursement des trajets domicile-travail

Les frais de transport d’un salarié sont exonérés de cotisations sociales (et d’impôt sur le revenu), s’ils ne dépassent pas 400€ par an, un plafond passant à 700€ par an, pour les véhicules électriques ou hybrides rechargeables.

Pour toute situation particulière, nous vous conseillons de prendre contact avec un expert-comptable ou de poser directement la question à l’URSSAF.

Calcul des indemnités kilométriques

Quel tarif des indemnités kilométriques : le barème kilométrique

Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur se fait à l’aide d’un barème kilométrique publié chaque année par l’Administration fiscale. Ce barème tient compte du type de véhicule (voiture, moto ou scooter de moins de 50 cm3), du nombre de chevaux fiscaux (CV) du véhicule et de la distance parcourue. Par ailleurs, les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20% Pour connaitre le barème kilométrique en vigueur, vous pouvez consulter le site officiel d’informations de l’Administration française, service-public.fr.

Les frais réels kilométriques (la déduction par le salarié)

Lors de sa déclaration de revenu, le salarié choisit entre une déduction forfaitaire de 10% ou une déduction des frais réels. En optant pour les frais réels, le salarié va pouvoir déduire :

• ses frais de transport domicile-lieu de travail,
• ses déplacements professionnels,
• ses frais de repas,
• ses frais de formation,
• ses frais de locaux et équipements professionnels.

En optant pour les frais réels, le salarié doit ajouter à sa rémunération les différentes indemnités versées par l’employeur et notamment l’indemnité km.

Plutôt que de procéder au remboursement des frais kilométriques de ses salariés, l’entreprise peut opter pour la location ou l’achat de véhicules de sociétés. Elle peut alors faire le choix de véhicules de service à utiliser à des fins uniquement professionnelles ou de véhicules de fonction. Le salarié a alors le droit d’utiliser la voiture dans le cadre de sa vie privée. Celle-ci est alors considérée comme un avantage en nature.

Vous utilisez votre voiture ou votre deux-roues dans un cadre professionnel ? Votre employeur doit-il vous verser des indemnités kilométriques ? Comment se fait le calcul de l’indemnité pour vos dépenses de carburant ? Qu’en est-il de l’indemnité vélo ? Comment déclarer vos indemnités km aux impôts (déduction forfaitaire ou frais réels) ? Pour trouver les réponses à ces questions essentielles, parcourez ce guide des indemnités kilométriques versées par l’employeur.